Бумага повышает продуктивность работы

Празд­ни­ки про­шли. Спи­сок дел раз­бу­ха­ет. Как мож­но повы­сить про­из­во­ди­тель­ность сво­ей рабо­ты, гаран­ти­руя, что все сде­ла­но с долж­ной тща­тель­но­стью и вни­ма­ни­ем? Если вы рабо­та­е­те в офи­се, бума­га может помочь вам. А если рабо­та­е­те не в офи­се — она тоже поможет.

О привлекательности бумажных копий

Нет ника­ких сомне­ний в том, что в наши дни в почти каж­дом офи­се исполь­зу­ют­ся циф­ро­вые тех­но­ло­гии. Всё, от обще­ния до пре­зен­та­ций и раз­ме­ще­ния зака­зов на достав­ку кофе, рабо­та­ет в циф­ро­вом фор­ма­те. Но хотя это дела­ет мно­гие повсе­днев­ные про­цес­сы более эффек­тив­ны­ми, это может отри­ца­тель­но ска­зать­ся на про­из­во­ди­тель­но­сти. Если смот­реть на экра­ны семь часов в день, воз­ни­ка­ет циф­ро­вая уста­лость, кото­рая дела­ет кажу­щи­е­ся про­сты­ми зада­чи намно­го слож­нее и их выпол­не­ние зани­ма­ет гораз­до боль­ше времени.

Новое иссле­до­ва­ние  пока­за­ло, что более поло­ви­ны офис­ных спе­ци­а­ли­стов стра­да­ют от циф­ро­вой пере­груз­ки. 62% гово­рят, что циф­ро­вые инстру­мен­ты дела­ют их коман­ды некон­цен­три­ро­ван­ны­ми и неэф­фек­тив­ны­ми на собра­ни­ях. Опрос под назва­ни­ем «Отчет о про­из­во­ди­тель­но­сти тру­да» так­же пока­зал, что более поло­ви­ны респон­ден­тов счи­та­ют, что пере­груз­ка экра­на дела­ет их менее продуктивными.

Отвечая на вопрос об использовании бумаги на рабочем месте,
60% респондентов указали, что они используют бумагу для повышения своей производительности, а 96% предпочитают использовать бумажные копии информации, а не цифровую версию. Это очень полезно на промежуточных этапах работы. В отчете сделан вывод, что работникам необходим баланс между аналоговой и цифровой работой в офисе, чтобы сосредоточиться на работе и повысить производительность.

“Нет ника­ких сомне­ний в том, что циф­ро­вые инстру­мен­ты во мно­гих отно­ше­ни­ях сде­ла­ли рабо­чее место более эффек­тив­ным. Но мы ста­но­вим­ся сле­пы­ми из-за нашей циф­ро­вой сре­ды, когда есть опре­де­лен­ные зада­чи, для кото­рых бума­га про­сто более эффек­тив­на”, — ска­зал экс­перт по про­из­во­ди­тель­но­сти Хол­ланд Хай­ис . “Если мы запи­шем наши три глав­ные цели на день на бума­ге пер­вым делом утром, мы избе­жим блуж­да­ния в наших поч­то­вых ящи­ках. У нас гораз­до боль­ше шан­сов сохра­нить инфор­ма­цию, если мы анно­ти­ру­ем печат­ную копию. А то, что мы берем блок­нот на встре­чи вме­сто теле­фо­на или ноут­бу­ка, помо­га­ет нам на самом деле под­клю­чить­ся к кол­ле­гам и быст­рее решать обсуж­да­е­мые про­бле­мы. Циф­ро­ви­за­ция помог­ла нам достичь даже боль­ше, чем мы мог­ли себе пред­ста­вить, но мы так­же пони­ма­ем, что при­шло вре­мя для тех­но­ло­ги­че­ско­го баланса”. 

Бумага помогает сконцентрироваться

Посколь­ку мы все боль­ше и боль­ше пола­га­ем­ся на элек­трон­ную почту, мес­сен­джер и дру­гие циф­ро­вые плат­фор­мы, бума­га явля­ет­ся неотъ­ем­ле­мой частью для под­дер­жа­ния нас в кур­се сре­ди мири­а­дов мно­гих всплы­ва­ю­щих окон и уведомлений.

Уве­ли­че­ние про­из­во­ди­тель­но­сти при рабо­те с бума­гой име­ет те же нев­ро­ло­ги­че­ские при­чи­ны, что и пони­ма­ние печат­но­го учеб­ни­ка. При чте­нии с экра­на ум скло­нен сколь­зить и про­сто выби­рать отдель­ные сло­ва и фра­зы, что­бы быст­ро понять тему на поверх­ност­ном уровне. Но при чте­нии в печат­ном виде ум ста­но­вит­ся пол­но­стью заня­тым, погло­ща­ет каж­дое сло­во и полу­ча­ет более глу­бо­кое пони­ма­ние информации.
Этот глу­бо­кий мыс­ли­тель­ный про­цесс так­же рас­про­стра­ня­ет­ся на пись­мен­ные рабо­ты на бума­ге, при­чем физи­че­ский про­цесс еще боль­ше фоку­си­ру­ет ум и поз­во­ля­ет ему более актив­но участ­во­вать в зада­че улуч­ше­ния при­вя­зан­но­сти и более быст­ро­го поис­ка реше­ний. По этой при­чине 51% офис­ных работ­ни­ков все еще запи­сы­ва­ют свои идеи в тет­ра­ди, а 63% пред­по­чи­та­ют исполь­зо­вать бума­гу для сов­мест­ной рабо­ты с кол­ле­га­ми и для твор­че­ско­го под­хо­да. Здесь умест­но вспом­нить о “моз­го­вом штур­ме”, кото­рый хорош при исполь­зо­ва­нии боль­ших листов бума­ги и стикеров.

Пять шагов к повышению производительности с бумагой

Итак, как вы може­те исполь­зо­вать бума­гу, что­бы успеть сде­лать боль­ше? Вот пять эффек­тив­ных решений:

1. Составь­те еже­днев­ный спи­сок дел

Когда вы начи­на­е­те день, не пере­хо­ди­те пря­мо на ваш поч­то­вый ящик. Про­смотр мас­сы неот­кры­тых сооб­ще­ний — пер­вый шаг к циф­ро­вой пере­груз­ке. Вме­сто это­го запи­ши­те три основ­ных при­о­ри­те­та, кото­рые у вас есть на этот день, что­бы сосре­до­то­чить­ся и заря­дить свои батареи.

2. При­не­си­те запис­ную книж­ку на собрания.
Собра­ния могут быть испор­че­ны устрой­ства­ми, вни­ма­ни­ем каж­до­го в раз­ных местах, а так­же тем, кто не фоку­си­ру­ет­ся на этой теме. Так что возь­ми­те флип­чарт (офис­ный моль­берт) и создай­те зону без тех­но­ло­гий, где замет­ки дела­ют­ся на бума­ге, а не на ноут­бу­ке. Люди будут более вовле­че­ны, зада­чи будут пом­нить и, что важ­но, встре­чи будут короче.

3. Исполь­зуй­те замет­ки для общей картины.
Для боль­ших про­ек­тов невоз­мож­но полу­чить обзор всех аспек­тов на хол­сте. Посто­ян­ный пере­ход меж­ду раз­лич­ны­ми стра­ни­ца­ми и фор­ма­та­ми пере­пол­ня­ет мозг, и никто не может видеть общую кар­ти­ну. Вме­сто это­го запи­ши­те каж­дый аспект про­ек­та и при­кре­пи­те его к боль­шой стене для более глу­бо­ко­го пони­ма­ния работы.

4. Исполь­зуй­те тра­ди­ци­он­ный рабо­чий дневник
 Ста­рый доб­рый днев­ник бумаж­ной рабо­ты важен для пла­ни­ро­ва­ния ваше­го вре­ме­ни и выпол­не­ния ваших обя­за­тельств. Про­сто напи­са­ние запи­си помо­га­ет сохра­нить эту инфор­ма­цию и поду­мать о том, что вам нуж­но для встречи.

5. Под­го­товь­тесь к пре­зен­та­ци­ям на бума­ге
Хотя PowerPoint ожи­да­ет­ся в боль­шин­стве пре­зен­та­ций, напи­са­ние заме­ток на бума­ге помо­жет вам понять свою речь и вспом­нить боль­ше. Ваши замет­ки так­же дают прак­ти­че­ские сове­ты во вре­мя самой лек­ции и хоро­ший план Б в слу­чае сбоя тех­но­ло­гии.

И ещё гос­по­да! Читай­те бумаж­ные кни­ги! О поль­зе чте­ния бумаж­ных книг в семье мы писа­ли рань­ше. Может ещё напи­шем о эсте­ти­че­ском удо­воль­ствии, так­тиль­ной при­вле­ка­тель­но­сти, оча­ро­ва­тель­ном запа­хе, чистом зву­ке пере­во­ра­чи­ва­е­мо­го листа бумаж­ной книги.

Исполь­зо­ва­ны мате­ри­а­лы иссле­до­ва­ния: www.howlifeunfolds.com